Удобный текстовый редактор Google Docs, его основные возможности и как в нем работать - простая инструкция

Google Docs - это сервис Google
Обновлено:

Текстовый редактор – это  программа для  работы с текстовыми документами, основная задача которой  - создание и изменение текстовых файлов. Часто в жизни мы сталкиваемся с необходимостью создать какой-либо документ или таблицу, для чего порой бывает достаточно популярных офисных программ, которые есть в каждом компьютере - Word, Excel и  PowerPoint.

Они легко справятся с простой задачей, но не смогут помочь вам в том случае, если вы работаете над совместным проектом со своими коллегами, например. Для решения таких задач существуют другие программы. Например,  бесплатный онлайн-офис Google Docs - это сервис по созданию и совместному редактированию документов, таблиц или презентаций (текстовый редактор).

Это программа, которая работает  в рамках веб-браузера без установки на компьютер. При этом все документы и таблицы будут сохраняться на специальном сервере Google, или могут быть экспортированы в файл. Доступ к вашим данным, защищенный паролем, вы сможете  получить с любого компьютера, подключенного к интернету. Узнать,  как работает этот  удобный текстовый редактор Google Docs и как  им пользоваться, вы сможете из простой инструкции в этой заметке...

Основные возможности редактора Google Docs,  его плюсы и минусы

Редактор Гугл Докс - это один из самых популярных сервисов для работы с документами, которым пользоваться удобнее, чем MS Word и он имеет  ряд преимуществ, хотя и минусы у этого сервиса тоже есть:

Плюсы и минусы текстового редактора Google Docs
Плюсы редактораМинусы  редактора
Это бесплатный сервис, не требующий установкиПри отсутствии интернета и настроенном в сервисе оффлайн-доступе можно продолжать работать с документами, но делиться ими не получится
Информация хранится в облачном хранилище и не занимает места на ПК и сохраняется в любом случаеРедактор привязан к аккаунту Google : если вы потеряете доступ к аккаунту и не сможете его восстановить, вы потеряете доступ ко всем файлам, хранящимся в облачном хранилище
Редактор позволяет легко обмениваться данными по оставленной ссылке
В редакторе имеется возможность совместной работы с документом по настройке общего доступа
Google автоматически сохраняет данные: даже если внезапно выключился компьютер, данные будут сохранены
Имеется функция голосового робота: можно надиктовать текст, а потом его отредактировать
Редактор может работать с любой операционной системой и на любом устройстве

Гугл Докс позволяет работать с текстовыми документами, таблицами, презентациями, картинками, рисунками, диаграммами. При работе  в редакторе можно  создавать и редактировать текстовые файлы, предоставлять к ним доступ коллегам или друзьям для обсуждения, совместной работы или редактирования, не используя почтовые сервисы.

Редактор позволяет распечатывать тексты и публиковать их сети. Это не просто текстовый редактор, еще это бесплатное облачное хранилище объемом 15 Гб.

Как  можно создать аккаунт в Google 

Для того, чтобы начать работать в этом редакторе, вам нужно иметь свой аккаунт в Google. Создать аккаунт через сайт Гугл на странице www.google.com можно двумя способами.

Если  вы уже зарегистрированы в Гугле, вам просто нужно ввести свои данные, указанные при регистрации (почта и пароль) и нажать кнопку “войти” для доступа к Google Диску. Если же вы еще не зарегистрированы, вам нужно создать свой аккаунт (личный кабинет) в Google. 

Создание личного кабинета  в  Google - это очень простой шаг. Для этого нажмите на  кнопку “Создать аккаунт” в правом верхнем углу любой страницы входа в Гугл.  После перехода перед вами открывается окно регистрации, в котором нужно будет заполнить все строки вашими данными: 

  1. Имя
  2. Фамилия 
  3. Имя пользователя ( выберите себе любое имя, как пользователь; имя должно содержать не менее 6 и не более 30 символов) 
  4. Пароль (придумайте пароль и введите его латиницей; пароль должен состоять  не менее, чем  восьми символов - лучше, если это будет комбинация цифр и букв) 
  5. Подтверждение вашего пароля (введите  свой  пароль еще раз) 
  6. Переход - нажимаем кнопку “Далее” 

После нажатия на кнопку “Далее” перед вами откроется окно вашего профиля  Google, в котором вы можете разместить свое фото. Для этого нажмите на соответствующую кнопку и  выберете свое  фото из имеющихся в компьютере.

Начните создание профиля с добавления своего фотоДобавьте свое фото для создания профиля в Google

После вставки фото в свой профиль нажмите на кнопку “Далее”. Если от вас потребуется подтвердить, что вы не робот, введите искаженное слово с картинки (это называется капча). На этом создание вашего аккаунта завершено и вы можете начать пользоваться Google Docs. 

В свой аккаунт вы сможете зайти в любое время со страницы Google, нажав на значок с девятью точками в прамо верхнем углу страницы. 

Как начать работать в Google Docs и создать новый гугл документ

Для того, чтобы попасть на Google Диск, на странице Google в правом верхнем углу одним щелчком левой клавиши мышки откройте приложения Google (значок из девяти точек) , из открывшегося списка приложений выберите “Диск”. После однократного нажатия той же левой клавиши мышки,  вы перейдете   в главное меню Google Диска своего аккаунта. 

Кнопка для создания Гугл-документаЧтобы создать Гугл-документ, воспользуйтесь кнопкой "Создать"

С левой стороны вы увидите кнопку с плюсиком, которую нужно нажать, далее, в открывшемся контекстном меню выберите вид документа :  документ ,   таблицу  или   презентацию . Для работы с текстовым документом выберете“Создать документ” и дайте ему наименование, внеся его в соответствующую строку.

Присвойте созданному документу имя Внесите в эту строку наименование документа

Для текстовых документов в Google Докс имеется  галерея шаблонов, которые можно использовать в работе. Для того, чтобы перейти в эту галерею, в закладке  “Google Документ” выберите “Использовать шаблон”. 

Выберите шаблон для документа в галерееВ галерее шаблонов можно выбрать готовый шаблон для документа

Выбрав нужный вам формат шаблона, откройте его щелчком левой клавиши мышки, а дальше - все по аналогии с простым текстовым документом - дайте ему имя и работайте. Для того, чтобы изменения сохранялись даже в случае отключения интернета, в правом верхнем углу главной страницы Google-Докс нажмите на значок “Шестеренка”,  выберите “Настройки” и в открывшемся меню поставьте галочку напротив  функции “Офлайн-доступ”

Обратите внимание на панель инструментов. Разобраться с ними не трудно, так как все похоже на Microsoft Word : “печать” - отправляет документы в печать; “отменить или повторить” - этим инструментом можно отменить последнее действие или повторить его еще раз. Думаю, что с инструментами “масштаб”, “шрифт и размер”, “отступ”, “списки”, “выравнивание” и “межстрочный интервал” у вас вопросов не возникнет.

Немного подробнее стоит остановиться на некоторых других инструментах. Кнопка “Копировать форматирование” - предназначена для форматирования текста. Для этого нужно выделить текст и нажать на эту кнопку, чтобы сохранились все примененные вами в этом тексте параметры форматирования - шрифт, размер, цвет, выравнивание. Теперь выделите текст, к которому вы хотите применить это форматирование.

Инструмент “эффекты и цвет” - это выбор типа шрифта (курсив, жирный или подчеркивание) и выбор цвета текста и фона. С помощью инструмента “вставить ссылку” в документе можно создать гиперссылку. С помощью инструмента “комментарий” на полях можно делать пометки и напоминания. С помощью инструмента “очистить форматирование” можно удалить все эффекты форматирования текста. 

Под кнопкой “Инструменты” вы найдете еще массу полезных и нужных функций сервиса, которые помогут вам выполнить проверку грамматики и орфографии, создать свой словарь, сравнить документы,провести расширенный поиск и подключить функцию голосового ввода текста

Как работать  с текстовыми документами  в Гугл Докс

Для того, чтобы ваш текст легко  воспринимался визуально, в этом редакторе можно использовать шаблоны стилей, применяя их  для оформления текста. Для этого выделите фрагмент текста, к которому вы хотите применить стиль, затем  на панели инструментов (в окне открытого документа) откройте всплывающее меню, нажав на кнопку "Обычный".

Для оформления документа можно использовать шаблоны стилейПользуйтесь шаблонами стилей документов

Выберите нужное вам оформление в открывшемся меню и нажмите “Применить”. Формат текста вы можете выбрать, нажав на кнопку “Формат”. 

Воспользуйтесь функцией форматирования текстаФункция "Формат" позволяет форматировать текст документа

Когда вы закончите форматировать документ, оформив в нужном стиле его части (заголовок, подзаголовок и т.д.), у вас появится возможность просматривать или постоянно иметь перед глазами структуру всего документа. Для этого в панели инструментов выберите “Вид” и далее - “Показать структуру документа”, которая отобразится слева. 

Теперь вы сможете в любой момент перейти в нужную часть документа, просто кликнув по ней в левой части экрана.Это очень удобно, особенно, если у вас большой документ и состоит не из двух-трех страниц. 

Как вставить документ Microsoft Word в Гугл документ

В сервисе Google Документ можно работать с документами, созданными ранее в MS Word. Для этого нужно создать новый документ, во вкладке”Файл”   выбрать “Открыть” и в открывшемся окне выбрать “Загрузка”. 

Загрузка документа из MS Word Загрузка документа в Google из MS Word

 Дальше можно выбрать нужный файл, нажав соответствующую кнопку или просто “перетащить” его мышкой в это окно. Сервис преобразует в свой формат документ в считанные секунды и вы можете работать с  ним дальше. 

Как сохранять документы в Google Docs

Документы в этом редакторе сохраняются автоматически на Google Диске. По умолчанию они сохраняются в корневом каталоге вашего Гугл Диска, но вы можете переместить их в любое другое место. 

Для этого нужно щелкнуть по значку “Переместить объект”, но также можно перемещать объекты в самом  Google Диске - просто “перетягивайте” их в нужные папки.Если вам нужно сохранить файл на компьютере, скачайте его : в меню выберете “Файл”, “Скачать” и укажите нужный формат.

Как работать с таблицами в Google Docs

Для того, чтобы начать работать с таблицей, нажмите на кнопку "Создать" и найдите в меню вкладку “Таблица", , выберите пункт “вставить пустую таблицу”. В открывшемся окне укажите место, где вам будет нужна эта таблица (папка) и нажмите "Создать и опубликовать". Далее перед вами появится сетка таблицы, на которой можно задать максимум 20 столбцов и 20 строк. Дополнительные столбцы и строки можно добавлять после создания таблицы. Таблица готова к работе, можно заполнять ее ячейки.

Для вставки дополнительных столбцов или ячеек нужно щелкнуть правой кнопкой мышки по таблице и в меню выбрать “вставить”. Строку можно вставить выше или ниже текущей, а столбец - правее или левее текущего. Лишние строки или столбцы можно удалить по аналогии с добавлением.

При работе с таблицей можно выполнить объединение ячеек. Для этого выделите ячейки, которые планируете объединить, вызовите контекстное меню щелчком правой кнопки мышки и нажмите “объединить ячейки”. Таким же образом можно при необходимости отменить это действие. 

Если щелкнуть по ячейке таблицы, на панели инструментов появятся кнопки, которые помогут вам сделать таблицу более наглядной - “цвет фона” - закрашивает выбранные ячейки; “цвет границ” - меняет цвет линий вокруг выбранных ячеек; “ширина границ” - изменяет  толщину линий границ, “стиль” - изменяет вид границ ( линия, пунктир, точки).

Через контекстное меню можно вызвать свойства таблицы и задать выравнивание, отступы, размеры ячеек и параметры границ. Если выделить всю таблицу и нажать “Del”, удалится только содержимое ячеек таблицы. Таблицу можно удалить через контекстное меню командой “удалить таблицу” (щелкнув правой клавиши мышки по полю таблицы).

Как можно вставлять картинки в документы, созданные в Гугл Докс 

Иногда вставка в текст картинок или таблиц  в документ бывают очень актуальны - например, если вы готовите доклад, реферат или сообщение. Функции редактора  позволяют сделать это.  Картинку в текстовом редакторе Google Документ  можно добавить, выбрав в панели инструментов  кнопку  “Вставка”, а в меню под ней - “Изображения”. 

Вставка изображений в документВставка изображений в Google документ

Дальнейшее действие нужно выбрать в зависимости от того, где находится картинка, откуда вы ее хотите вставить в документ - загрузить из компьютера, найти в интернете, добавить c Google Диска, загрузить из Google Фото, сделать снимок с веб-камеры или вставить URL фото. Выбираете действие, указываете картинку и вставляете ее.

После вставки картинки в документ ее можно будет редактировать - задавать размеры, поворачивать, настроить обтекание текстом. Картинку можно копировать, переставлять, выравнивать по нужному краю листа или по его центру.

Для того, чтобы изменить изображение, можно воспользоваться функцией “Настройки изображения” в контекстном меню - можно изменить цветопередачу, яркость, контрастность или прозрачность. Картинки также можно обрезать, убирая ненужные части.

Для этого в контекстном меню нужно выбрать пункт “Обрезать изображение” и с помощью появившихся рамок указать область, которую нужно оставить. Рамку для обрезки изображения можно вызвать проще - двойным щелчком мышки по картинке.

Чтобы вставить URL фото, нужно найти подходящее  фото в интернете и открыть его (увеличить), щелкнув по нему левой клавишей мышки. 

Копирование url картинки проводится на поле картинкиКак скопировать url картинки

Наведите курсор внутрь изображения, щелкните  правой клавишей мышки и скопируйте адрес картинки (URL), выбрав действие в открывшемся меню. Теперь  URL можно вставить в текст, для чего в панели инструментов используйте инструмент “Вставка”. Этот инструмент также  позволяет вставить в текст документа таблицы, рисунки, диаграммы, символы, формулы, номера страниц, колонтитулы, разрывы текста, закладки и оглавление к вашему тексту. 

Как создать документ с общим доступом для совместной работы в Гугл Докс

В сервисе Google  Docs возможна работа с одним документом одновременно нескольких человек и для этого нужно предоставить им доступ к нему для редактирования.  В правом верхнем углу открытой страницы с документом есть большая синяя кнопка с замочком “Настройка доступа”, нажмите ее.

После этого откроется всплывающее меню, где  нужно будет добавить пользователей, которым вы открываете доступ к документу ( нужно указать e-mail пользователей) и выбрать нужную закладку категории доступа - либо “Редактор”, либо “Комментатор”, после чего  нажать кнопку “Отправить”. 

Предоставление доступа - отправляйте после выбора его степениУкажите категорию доступа для совместной работы и отправьте

После предоставления доступа указанные вами пользователи получат на свой e-mail ссылку на этот документ для совместной работы, после чего  вы сможете  проводить с ним совместную работу. Для того, чтобы оставить свой комментарий или совет к какому-то определенному отрывку текста, нужно выделить его, нажать кнопку “Вставка” и выбрать в меню кнопки функцию “Комментарий”. 

В открывшемся окне, в зоне выбранного для комментирования текста, откроется окно, в котором и нужно написать комментарий, после чего нажать кнопку “Комментировать”. Оставленные вами комментарии будут доступны всем участникам совместной работы над документом. 

 Выводы 

Удобный текстовый редактор Google Docs - очень хороший  помощник для школьников, студентов и тех людей, чья профессиональная деятельность требует работы с документами, подготовки докладов, презентаций или написания деловых писем. Основные возможности этого редактора полностью удовлетворят этих пользователей. Для того, чтобы оценить возможности этого редактора по достоинству, нужно попробовать в нем работать. 

Чтобы оценить удобство работы в Google Docs, нужно начать им пользоваться. Надеюсь, что инструкция его использованию, подготовленная для вас в этой заметке, поможет вам в этом.

Если вам понравилась эта заметка и оказалась полезной, не забудьте поделиться ей с знакомыми или друзьями, пишите комментарии, делайте репосты в соцсетях и подписывайтесь на рассылку о моих новых заметках.

1 комментарий

Аватар комментатора Елена Бучина Автор: Елена Бучина

Елена,люблю работать в Гугл Документе, особенно если я нахожусь не дома и надо что-то записать. Открываю этот текстовый редактор в телефоне и записываю или наговариваю текст, а затем дорабатываю дома на компьютере. Очень удобно. Спасибо за информативную заметку, никогда не пробовала работать в нем с изображениями. Буду знать.

Оставить комментарий

Отправить комментарий Отменить

Сообщение