Удобный текстовый редактор Google Docs, его основные возможности и как им пользоваться - простая инструкция

Google Docs - это сервис Google
Обновлено:

Текстовый редактор – это  программа для  работы с текстовыми документами, основная задача которой  - создание и изменение текстовых файлов. Часто в жизни мы сталкиваемся с необходимостью создать какой-либо документ или таблицу, для чего порой бывает достаточно популярных офисных программ, которые есть в каждом компьютере - Word, Excel и  PowerPoint.

Они легко справятся с простой задачей, но не смогут помочь вам в том случае, если вы работаете над совместным проектом со своими коллегами, например. Для решения таких задач существуют другие программы. Например,  бесплатный онлайн-офис Google Docs - это сервис по созданию и совместному редактированию документов, таблиц или презентаций (текстовый редактор).

Это программа, которая работает  в рамках веб-браузера без установки на компьютер. При этом все документы и таблицы, которые вы создадите,  будут сохраняться на специальном сервере Google, или могут быть экспортированы в файл. Доступ к вашим документам, защищенный паролем, вы сможете  получить с любого компьютера, подключенного к интернету. Узнать,  как работает этот  удобный текстовый редактор Google Docs и как  им пользоваться, вы сможете из простой инструкции в этой заметке...

Возможности редактора Google Docs - его плюсы и минусы; как можно создать аккаунт в Google

Редактор Google Docs - это один из самых популярных сервисов для работы с документами, которым пользоваться удобнее, чем MS Word и он имеет  ряд преимуществ, хотя и минусы у этого сервиса тоже есть:

Плюсы и минусы текстового редактора Google Docs
Плюсы Google DocseМинусы  Google Docs
Это бесплатный сервис, не требующий установкиПри отсутствии интернета и настроенном в сервисе оффлайн-доступе можно продолжать работать с документами, но делиться ими не получится
Информация Google Docs хранится в облачном хранилище и не занимает места на ПК и сохраняется в любом случаеGoogle Docs привязан к аккаунту: если вы потеряете доступ к аккаунту и не сможете его восстановить, вы потеряете доступ ко всем файлам, хранящимся в облачном хранилище
Редактор позволяет легко обмениваться данными по оставленной ссылке
В редакторе имеется возможность совместной работы с документом по настройке общего доступа
Google автоматически сохраняет данные: даже если внезапно выключился компьютер, данные будут сохранены
В Google Docs есть функция голосового робота: можно надиктовать текст, а потом его отредактировать
Редактор Google Docs может работать с любой операционной системой и на любом устройстве

Google Docs позволяет работать с текстовыми документами, таблицами, презентациями, картинками, рисунками, диаграммами. При работе  в редакторе можно  создавать и редактировать текстовые файлы, предоставлять к ним доступ коллегам или друзьям для обсуждения, совместной работы или редактирования, не используя почтовые сервисы.

Редактор позволяет распечатывать тексты и публиковать их сети. Это не просто текстовый редактор, еще это бесплатное облачное хранилище объемом 15 Гб.

Как  можно создать аккаунт в Google 

Для того, чтобы начать работать в этом редакторе, вам нужно иметь свой аккаунт в Google. Создать аккаунт через сайт Гугл на странице www.google,com можно двумя способами.

Если  вы зарегистрированы, вам просто нужно ввести свои данные, указанные при регистрации (почта и пароль) и нажать кнопку “войти” для доступа к Google Диску. Если же вы еще не зарегистрированы, вам нужно создать свой аккаунт (личный кабинет) в Google. 

Создание личного кабинета  в  Google - это очень простой шаг. Для того, чтобы его создать, вам нужно  зарегистрироваться, перейдя по ссылке. Еще один вариант создания аккаунта - для этого нажмите на  кнопку “Создать аккаунт” в правом верхнем углу любой страницы входа в Гугл.  После перехода перед вами открывается окно регистрации, в котором нужно заполнить все строки: которое необходимо заполнить вашими данными: 

  1. Имя
  2. Фамилия 
  3. Имя пользователя ( выберите себе любое имя, как пользователь; имя должно содержать не менее 6 и не более 30 символов) 
  4. Пароль (придумайте пароль и введите его латиницей; пароль должен состоять  не менее, чем  восьми символов - лучше, если это будет комбинация цифр и букв) 
  5. Подтверждение вашего пароля (введите  свой  пароль еще раз) 
  6. Переход - нажимаем кнопку “Далее” 

После нажатия на кнопку “Далее” перед вами откроется окно вашего профиля  Google, в котором вы можете разместить свое фото. Для этого нажмите на соответствующую кнопку и  выберете свое  фото из имеющихся в компьютере.

В профиле сначала добавьте свое фото, потом переходите далее

После вставки фото в свой профиль нажмите на кнопку “Далее”. Если от вас потребуется подтвердить, что вы не робот, введите искаженное слово с картинки (это называется капча). На этом создание вашего аккаунта завершено и вы можете начать пользоваться Google Docs. 

В свой аккаунт вы сможете зайти в любое время со страницы Google, нажав на значок с девятью точками в прамо верхнем углу страницы. 

Как начать работать в Google Docs и создать новый гугл документ

Для того, чтобы попасть на Google Диск, на странице Google в правом верхнем углу одним щелчком левой клавиши мышки откройте приложения Google (значок из девяти точек) , из открывшегося списка приложений выберите “Диск”. После однократного нажатия той же левой клавиши мышки,  вы перейдете   в главное меню Google Диска своего аккаунта. 

Меню находится в левой колонке главной страницы вашего аккаунта, кнопка создания документов - немного выше

С левой стороны вы увидите кнопку с плюсиком, которую нужно нажать, далее, в открывшемся контекстном меню выберите вид документа, который вы хотите создать - “Создать документ”, “Создать таблицу” или “Создать презентацию”. Для работы с текстовым документом выберете“Создать документ” и дайте ему наименование, внеся его в соответствующую строку.

Наименование документа впишите вместо "Новый документ"

Для текстовых документов в Google Документ имеется  галерея шаблонов, которые можно использовать в работе. Для того, чтобы перейти в эту галерею, в закладке  “Google Документ” выберите “Использовать шаблон”. 

Шаблоны документов

Выбрав нужный вам формат шаблона документа, откройте его щелчком левой клавиши мышки, а дальше - все по аналогии с простым текстовым документом - дайте ему имя и работайте. Для того, чтобы изменения в вашем документе сохранялись даже в случае отключения интернета, в правом верхнем углу главной страницы Google-Документа нажмите на значок “Шестеренка”,  выберите “Настройки” и в открывшемся меню поставьте галочку напротив  функции “Офлайн-доступ”

Обратите внимание на панель инструментов. Разобраться с ними не трудно, так как все похоже на Microsoft Word : “печать” - отправляет документы в печать; “отменить или повторить” - этим инструментом можно отменить последнее действие или повторить его еще раз. Думаю, что с инструментами “масштаб”, “шрифт и размер”, “отступ”, “списки”, “выравнивание” и “межстрочный интервал” у вас вопросов не возникнет.

Немного подробнее стоит остановиться на некоторых других инструментах. Кнопка “Копировать форматирование” - предназначена для форматирования текста. Для этого нужно выделить текст и нажать на эту кнопку, чтобы сохранились все примененные вами в этом тексте параметры форматирования - шрифт, размер, цвет, выравнивание. Теперь выделите текст, к которому вы хотите применить это форматирование.

Инструмент “эффекты и цвет” - это выбор типа шрифта (курсив, жирный или подчеркивание) и выбор цвета текста и фона. С помощью инструмента “вставить ссылку” в документе можно создать гиперссылку. С помощью инструмента “комментарий” на полях документа можно делать пометки и напоминания. С помощью инструмента “очистить форматирование” можно удалить все эффекты форматирования текста. 

Под кнопкой “Инструменты” вы найдете еще массу полезных и нужных функций сервиса, которые помогут вам выполнить проверку грамматики и орфографии, создать свой словарь, сравнить документы,провести расширенный поиск и подключить функцию голосового ввода текста

Как работать  с текстовыми документами  в Google Документ 

Для того, чтобы ваш текст легко  воспринимался визуально, в этом редакторе можно использовать шаблоны стилей, применяя их  для оформления текста. Для этого выделите фрагмент текста, к которому вы хотите применить стиль, затем  на панели инструментов (в окне открытого документа) откройте всплывающее меню, нажав на кнопку "Обычный"

Стили для документов находятся в закладке кнопки "Обычный"

и, выбрав нужное вам оформление в открывшемся меню, нажмите “Применить”. Формат текста вы можете выбрать, нажав на кнопку “Формат”. 

Функции форматирования документов найдутся под кнопкой "Формат"

Когда вы закончите форматировать документ, оформив в нужном стиле его части (заголовок, подзаголовок и т.д.), у вас появится возможность просматривать или постоянно иметь перед глазами структуру всего документа. Для этого в панели инструментов выберите “Вид” и далее - “Показать структуру документа”, которая отобразится слева. 

Теперь вы сможете в любой момент перейти в нужную часть документа, просто кликнув по ней в левой части экрана (в структуре документа).Это очень удобно, особенно, если у вас большой документ и  состоит не из двух-трех страниц. 

Как вставить документ Microsoft Word в Гугл документ

В сервисе Google Документ можно работать с документами, созданными ранее в MS Word. Для этого нужно создать новый документ, во вкладке”Файл”   выбрать “Открыть” и в открывшемся окне выбрать “Загрузка”. 

Загрузка документа из MS Word

 Дальше можно выбрать нужный файл, нажав соответствующую кнопку или просто “перетащить” его мышкой в это окно. Сервис преобразует в свой формат документ в считанные секунды и вы можете работать с  ним дальше. 

Как сохранять документы в Google Docs

Документы в этом редакторе сохраняются автоматически на Google Диске. По умолчанию все документы сохраняются в корневом каталоге вашего Гугл Диска, но вы можете переместить их в любое другое место. 

Для этого нужно щелкнуть по значку “Переместить объект”, но также можно перемещать объекты в самом  Google Диске - просто “перетягивайте” их в нужные папки.Если вам нужно сохранить файл на компьютере, скачайте его : в меню выберете “Файл”, “Скачать” и укажите нужный формат.

Как работать с таблицами в Google Docs

Для того, чтобы начать работать с таблицей, нажмите на кнопку "Создать" и найдите в меню вкладку “Таблица", , выберите пункт “вставить пустую таблицу”. В открывшемся окне укажите место, где вам будет нужна эта таблица (папка) и нажмите "Создать и опубликовать". Далее перед вами появится сетка таблицы, на которой можно задать максимум 20 столбцов и 20 строк. Дополнительные столбцы и строки можно добавлять после создания таблицы. Таблица готова к работе, можно заполнять ее ячейки.

Для вставки дополнительных столбцов или ячеек нужно щелкнуть правой кнопкой мышки по таблице и в меню выбрать “вставить”. Строку можно вставить выше или ниже текущей, а столбец - правее или левее текущего. Лишние строки или столбцы можно удалить по аналогии с добавлением.

При работе с таблицей можно выполнить объединение ячеек. Для этого выделите ячейки, которые планируете объединить, вызовите контекстное меню щелчком правой кнопки мышки и нажмите “объединить ячейки”. Таким же образом можно при необходимости отменить это действие. 

Если щелкнуть по ячейке таблицы, на панели инструментов появятся кнопки, которые помогут вам сделать таблицу более наглядной - “цвет фона” - закрашивает выбранные ячейки; “цвет границ” - меняет цвет линий вокруг выбранных ячеек; “ширина границ” - изменяет  толщину линий границ, “стиль” - изменяет вид границ ( линия, пунктир, точки).

Через контекстное меню можно вызвать свойства таблицы и задать выравнивание, отступы, размеры ячеек и параметры границ. Если выделить всю таблицу и нажать “Del”, удалится только содержимое ячеек таблицы. Таблицу можно удалить через контекстное меню командой “удалить таблицу” (щелкнув правой клавиши мышки по полю таблицы).

Как можно вставлять картинки в документы, созданные в Гугл Докс 

Иногда вставка в текст картинок или таблиц  в документ бывают очень актуальны - например, если вы готовите доклад, реферат или сообщение. Функции редактора  позволяют сделать это.  Картинку в документ в текстовом редакторе Google Документ  можно добавить, выбрав в панели инструментов документа кнопку  “Вставка”, а меню под ней - “Изображения”. 

Порядок действий : Вставка-Изображение-Указание места нахождения картинки

Дальнейшее действие нужно выбрать в зависимости от того, где находится картинка, откуда вы ее хотите вставить в документ - загрузить из компьютера, найти в интернете, добавить c Google Диска, загрузить из Google Фото, сделать снимок с веб-камеры или вставить URL фото. Выбираете действие, указываете картинку и вставляете ее в документ.

После вставки картинки в документ ее можно будет редактировать - задавать размеры, поворачивать, настроить обтекание текстом. Картинку можно копировать, переставлять, выравнивать по нужному краю листа или по его центру.

Для того, чтобы изменить изображение, можно воспользоваться функцией “Настройки изображения” в контекстном меню - можно изменить цветопередачу, яркость, контрастность или прозрачность. Картинки также можно обрезать, убирая ненужные части.

Для этого в контекстном меню нужно выбрать пункт “Обрезать изображение” и с помощью появившихся рамок указать область, которую нужно оставить. Рамку для обрезки изображения можно вызвать проще - двойным щелчком мышки по картинке.

Чтобы вставить URL фото, нужно найти подходящее  фото в интернете и открыть его (увеличить), щелкнув по нему левой клавишей мышки. 

Копирование url картинки проводится на поле картинки

Наведите курсор внутрь изображения, щелкните  правой клавишей мышки и скопируйте адрес картинки (URL), выбрав действие в открывшемся меню. Теперь  URL можно вставить в текст, для чего в панели инструментов используйте инструмент “Вставка”. Этот инструмент также  позволяет вставить в текст документа таблицы, рисунки, диаграммы, символы, формулы, номера страниц, колонтитулы, разрывы текста, закладки и оглавление к вашему тексту. 

Как создать документ с общим доступом для совместной работы в Гугл Докс

В сервисе Google  Docs возможна работа с одним документом одновременно нескольких человек и для этого нужно предоставить им доступ к документу для редактирования.  В правом верхнем углу открытой страницы с документом есть большая синяя кнопка с замочком “Настройка доступа”, нажмите ее.

После этого откроется всплывающее меню, где  нужно будет добавить пользователей, которым вы открываете доступ к документу ( нужно указать e-mail пользователей) и выбрать нужную закладку степени доступа - либо “Редактор”, либо “Комментатор”, после чего  нажать кнопку “Отправить”. 

Предоставление доступа - отправляйте после выбора его степени

После предоставления доступа указанные вами пользователи получат на свой e-mail ссылку на этот документ для совместной работы, после чего  вы сможете  проводить уже совместную работу с документом. Для того, чтобы оставить свой комментарий или совет к какому-то определенному отрывку текста, нужно выделить его, нажать кнопку “Вставка” и выбрать в меню кнопки функцию “Комментарий”. 

В открывшемся окне, в зоне выбранного для комментирования текста, откроется окно, в котором и нужно написать комментарий, после чего нажать кнопку “Комментировать”. Оставленные вами комментарии будут доступны всем участникам совместной работы над документом. 

 Выводы 

Текстовый редактор Google Docs - очень хороший  помощник для школьников, студентов и людей, чья профессиональная деятельность требует работы с документами, подготовки докладов, презентаций, написания деловых писем. Для того, чтобы оценить возможности этого редактора по достоинству, нужно попробовать в нем работать. 

А инструкция по основным возможностям текстового редактора Google Docs, подготовленная для вас в этой заметке, поможет вам разобраться в в этом вопросе.

Надеюсь, что эта заметка оказалась для вас полезной и поможет вам  в дальнейшем с легкостью пользоваться этим удобным редактором.  Не забудьте поделиться заметкой с знакомыми, друзьями, пишите комментарии, делайте репосты в соцсетях и подписывайтесь на рассылку о моих новых заметках.

1 комментарий

  1. Аватар комментатора Елена Бучина
    Елена,люблю работать в Гугл Документе, особенно если я нахожусь не дома и надо что-то записать. Открываю этот текстовый редактор в телефоне и записываю или наговариваю текст, а затем дорабатываю дома на компьютере. Очень удобно. Спасибо за информативную заметку, никогда не пробовала работать в нем с изображениями. Буду знать.
    Ответить

Оставить комментарий

Отправить комментарий Отменить

Сообщение